A redução de custos operacionais é um desejo bastante comum para as empresas. Porém, diminuir os gastos do dia a dia sem perder a eficiência é um trabalho que requer cuidado e preparação.
Uma das formas de alcançar esse resultado é com as soluções em nuvem — que não dependem de uma infraestrutura de TI interna — para executar e automatizar de maneira simplificada os fluxos de trabalho da companhia.
Que tal entender como a automação em nuvem ajuda sua empresa a economizar? Para aprender, continue a leitura, pois explicamos o conceito, as melhores práticas para reduzir os custos e ainda dicas de ferramentas para você adotar no seu negócio!
O que é automação em nuvem?
A automação em nuvem usa a tecnologia para reduzir — ou eliminar — a interferência humana em determinadas tarefas. E como qualquer serviço em cloud, a prática promove a redução dos custos operacionais das empresas por não depender de uma estrutura física.
Graças a essa característica, os negócios acessam o recurso com um menor investimento em infraestrutura — computadores e outras máquinas custam caro. Basta contratar uma solução em nuvem e integrar os sistemas empresariais na aplicação.
Como promover a redução de custos operacionais com a automação em nuvem?
- Analise as necessidades do seu negócio
O primeiro passo para promover a redução de custos operacionais com uma solução em nuvem é analisar as necessidades do seu negócio. Essa etapa identifica quais recursos a empresa precisa para executar suas tarefas diárias (como um chat on-line integrado para a comunicação interna).
Assim, a organização paga apenas pelo que usa, o que elimina os gastos extras com aplicações desnecessárias.
- Prepare sua equipe para extrair o melhor das soluções
Outra dica de redução de custos operacionais é capacitar a equipe por meio de treinamentos. O objetivo é preparar os colaboradores para extrair o máximo possível das soluções em nuvem.
Em outras palavras, para usar os recursos em sua totalidade e, assim, aproveitar tudo o que as ferramentas oferecem, o que além de diminuir os gastos, aumenta a eficiência operacional.
- Adote ferramentas de colaboração
A terceira e última dica de redução de custos operacionais é adotar ferramentas de colaboração. Esses aplicativos criam espaços de trabalho virtuais que integram as equipes em ambiente on-line.
Desse modo, o negócio agiliza a comunicação e facilita a integração entre times — especialmente os remotos — e diminui os gastos decorrentes de erros ou atrasos na entrega das tarefas.
Isso porque as plataformas viabilizam a colaboração em tempo real nos projetos.
Além disso, os aplicativos também automatizam fluxos de trabalho, o que livra os colaboradores para focar em atividades mais estratégicas, já que não “perdem tempo” com ações repetitivas (como preencher planilhas de dados ou exportar arquivos).
Quais as melhores ferramentas de colaboração do mercado?
- Google Workspace
Uma das ferramentas de colaboração em nuvem para empresas que desejam obter uma redução é o Google Workspace, a plataforma colaborativa do Google. O sistema conta com um ambiente virtual integrado com todos os aplicativos da empresa.
Dessa forma, você automatiza diversas atividades (como exportação de arquivos e fluxos de trabalho) no ecossistema Google com facilidade. Ademais, a ferramenta é robusta, já que tem uma capacidade de processamento enorme para não deixar seu negócio “na mão”.
No mais, o Google Workspace é uma solução completa, com recursos de criação e compartilhamento de arquivos em texto, áudio e até de videoconferências.
- Zoho Workplace
A segunda opção de ferramenta para redução de custos é o Zoho Workplace. O sistema é semelhante ao do Google, visto que conta com diversos aplicativos de trabalho que simplificam e automatizam os fluxos de processos, como:
- e-mail;
- chat on-line;
- intranet;
- drive;
- aplicativo de videoconferência;
- editor de texto;
- planilhas;
- apresentação de slides.
Com o Zoho Workplace, você cria procedimentos de trabalho integrados e os integra com outras ferramentas. Por exemplo, o compartilhamento de dados entre o time de Recursos Humanos (RH) ou programar uma data de expiração de um documento do departamento financeiro.
Uma das vantagens é que essa solução tem um ótimo custo-benefício, quando comparada com outras opções semelhantes e é flexível. Assim, você contrata apenas os recursos que mais usa, o que reduz o valor do plano mensal.
Como escolher a melhor solução em nuvem para reduzir os custos operacionais?
A redução de custos operacionais depende da decisão sobre a melhor ferramenta de colaboração. Contudo, tenha em mente que nem sempre a solução mais barata é a com melhor custo-benefício, já que existem outros fatores “em jogo”.
Mas como decidir entre o Google Workspace e o Zoho Workplace, afinal? Para isso, analise as necessidades do seu negócio. A intenção é verificar se precisa de uma plataforma mais robusta e com mais recursos, ou mais básica e flexível.
A aplicação do Google, por exemplo, é mais robusta e completa, enquanto a do Zoho é mais econômica. Porém, a primeira é mais conhecida, o que facilita o processo de adoção pela equipe. Já a segunda demanda capacitação.
Agora que você já sabe como escolher, tire um tempo para estudar o dia a dia da sua empresa e, por fim, decida pela melhor solução para a sua realidade. E não tenha medo de pedir ajuda se estiver com dúvidas. Caso precise, contate um especialista no assunto para te orientar!
* Este artigo foi escrito pela Safetec, expert no ramo de consultoria em nuvem há mais de 18 anos.
